Sakkunnigkansliet på Region Stockholm ansvarar för att samordna kunskapsstyrningen i regionen. Deras uppdrag är att verka för en kunskapsbaserad, jämlik och effektiv hälso- och sjukvård i Region Stockholm och Region Gotland.

Kansliet utför administration kring valberedning, jävshantering och avtal som rör till exempelvis Regionala programområden (RPO), expertgrupper och sakkunniga som författar kunskapsstöd.

Malin Vikström arbetar med kunskapsstyrning, bland annat i rollen som Sekreterare i Stockholm-Gotlands medicinska råd.

Utmaningar med papperstunga processer

Handläggarna på Sakkunnigkansliet arbetade tidigare med processer som till stor del var helt manuella. Då, när jävsdeklarationer, avtal och fakturor, skickades mellan sakkunniga och kansliet, var allting dokumenterat i pappersform.

Det kom in buntvis av avtal och jävsdokument till Sakkunnigkansliet som skulle bedömas, kopieras, arkiveras och så vidare, berättar Malin. Därefter skulle allting skickas tillbaka till den sakkunniga i fråga för eventuella kompletteringar. Hela processen var onödigt tidskrävande.

‍

Övergången till det digitala

2021 påbörjades samarbetet med Flowfactory med målet att skapa en plattform där kansliet kunde hantera ärenden digitalt och därmed arbeta mer effektivt. Applikationen skulle dessutom bidra till att få en bättre överblick över alla dokument. Hösten 2021 gick den första versionen av Sakkunnigplattformen Plus live.

Tack vare plattformen vi byggt med Flowfactory kan vi nu utföra nästan alla moment digitalt. Till exempel, vid jävshantering, kan deklaranten och Sakkunnigkansliet arbeta via Sakkunnigplattformen Plus och inga dokument behöver skickas emellan oss med post. Det sparar oss väldigt mycket tid, berättar Malin.

Den första versionen av applikationen fokuserade på jävsdeklarationerna, vilket var den största administrativa tidstjuven. Efter hand har man sedan byggt på systemet med fler funktioner vilket numera innefattar processer för nomineringar, valberedning, skapande och förlängning av avtal och administration av fakturor.

Någonting vi uppskattar är att det är enkelt att göra små justeringar i applikationen som gör stor skillnad. Till exempel har vi nyligen ändrat färger och lagt till ett par flikar i jävsdeklarationen, vilket gjort det mycket tydligare för användaren. Att kunna skräddarsy utifrån våra behov är en enorm fördel, fortsätter Malin.

Resultatet: Tidsbesparing, medborgarnytta och mindre personberoende  

Den stora mängden data, avtal och jävsdeklarationer var tidigare en källa till stress hos de anställda på Sakkunnigkansliet. Idag sköts nästan allting digitalt och flera processer är automatiserade. Detta har lett till en rad vinster:

• Tydligare och snabbare överblick under hela processen för valberedning, jäv, avtal och fakturering.
• Enklare att följa upp, få en överblick av respektive område och arkivera direkt i applikationen.
• Handläggarna kan idag lägga sin tid där deras expertis verkligen behövs.
• Användarupplevelsen hos de sakkunniga har förbättrats med ett smidigare system och kortare handläggningstider.
• Personberoenden och risk för handhavandefel har minskat dramatiskt.

Vi ser många fördelar med den här övergången, menar Malin. Vi har en tydligare struktur, det är smidigt att skapa, förnya och förändra avtal och vi sparar väldigt mycket tid. Vi behöver inte längre skicka allt fram och tillbaka utan jag kan göra det jag behöver direkt i plattformen. Vi har aldrig haft det så bra som vi har det nu!

Automatisering hjälper på flera plan

En av de mest tidskrävande processerna har tidigare varit att bedöma inkommande jäv, en process som till stor del automatiserats i den nya plattformen.

Bedömningar går mycket snabbare nu när vi har allting samlat och automatiserat, berättar Malin. Om det inte finns något jäv att deklarera gör plattformen gör en automatbedömning som även skickas till deklaranten. Det sparar oss tid som vi i stället kan lägga på verksamheten.

Ett nära samarbete med Flowfactory

Samarbetet mellan Flowfactory och Sakkunnigkansliet beskriver Malin som nära, personligt och enkelt, vilket hon och kollegorna uppskattar:

Vi uppskattar de korta kommunikationsvägarna. Det är lätt att komma med förslag och Flowfactory återkopplar alltid snabbt. Vi har koll på nästa steg i processen och är delaktiga, vilket känns tryggt och säkerställer att vi får bra kvalitet.

‍

Om Region Stockholm

Region Stockholm ansvarar för att länets invånare får den hälso- och sjukvård och tandvård de behöver.

Sakkunnigkansliet ansvarar för att samordna sjukvårdsregion Stockholm-Gotlands medverkan i nationellt system för kunskapsstyrning. Sakkunnigkansliet samordnar också det sjukvårdsregionala arbetet med kunskapsstyrning och erbjuder administrativt stöd vilket inkluderar rutiner för valberedningsprocess, hantering av jäv och arbetssätt.