Rebecca Wallén, som är utredare och systemförvaltare på myndigheten ansvarar för utvecklingen av processer och system, har ingen formell teknisk utbildning men ett starkt intresse för IT och digitalisering.

‍

Utmaningar med det tidigare systemet‍

Den tidigare lösningen saknade funktionalitet som krävdes för en effektiv och trygg hantering av ansökningar. Dessutom uppstod ofta tekniska problem och supporten upplevdes som bristfällig, vilket skapade frustration, extrajobb och förseningar i handläggningen. Det var uppenbart att man behövde se sig om efter en ny lösning.

‍

Utveckling under tidspress

Jämställdhetsmyndigheten valde att utveckla ett nytt ansökningssystem tillsammans med Flowfactory och projektet tog fart under våren 2024. Tidspressen var hård då vi behövde vara klar innan nästa ansökningsperiod som skulle öppna i slutet av sommaren.

‍

Med hjälp av teamet på Flowfactory tog myndigheten fram en första version av applikationen på kort tid. En viktig del av processen var att myndigheten tidigt fick tillgång till en testmiljö där de själva kunde prova systemet, vilket förenklade utvecklingen och gav teamet möjlighet att påverka lösningen löpande. Detta var något efterlängtat, då den tidigare leverantören inte hade kunnat erbjuda motsvarande möjlighet.

‍

"Vi träffades under våren, byggde en testversion innan sommaren och kunde öppna höstens utlysning i tid. Trots den snabba utvecklingen blev vi mycket nöjda med resultatet," berättar Rebecca.

Den snabba och agila processen gjorde det möjligt att identifiera och lösa problem snabbt, och med en grundläggande version på plats kunde vidareutveckling sedan ske successivt.

Stöd i processen och prioritering  ‍

Då teamet på Jämställdhetsmyndigheten inte hade en teknisk bakgrund var det avgörande att få stöd i att strukturera och prioritera utvecklingen av systemet. Flowfactorys projektledare guidade Rebecca och hennes team genom hela processen, från behovsanalys till själva implementationen. De hjälpte till att bryta ner arbetet i hanterbara steg, se till att fokus lades på rätt funktioner i rätt ordning och skapa en tydlig roadmap för vidare utveckling. Detta var en nyckelfaktor för att snabbt ha en fungerande lösning på plats.

‍

Nyckelfunktioner och vinster  ‍

Det nya systemet har skapat flera förbättringar för både handläggare och de organisationer som ansöker om bidrag. Bland de mest betydande vinsterna finns:

- Effektivare handläggning: Systemet har digitaliserat och centraliserat ansöknings- och handläggningsprocessen, vilket har minskat arbetsbelastningen och förbättrat spårbarheten.

- Minskad personberoende: Genom att samla all information på ett ställe har det blivit enklare för nya medarbetare att komma in i arbetet och säkerställa kontinuitet vid personalfrånvaro.

- Bättre transparens: Alla beslut och åtgärder dokumenteras tydligt i systemet, vilket gör det enklare att granska och följa upp.

- Användarvänlighet: Ansökningsprocessen har blivit smidigare för de sökande, som nu kan samarbeta genom att flera personer kan arbeta i samma ansökan.

- Integration med Statens Servicecenter: Automatiseringen av utbetalningar har sparat mycket tid och minskat risken för manuella fel.

‍

Stategiska integrationer

En av de mest betydelsefulla förbättringarnaär integrationen med Statens Servicecenter, vilket har möjliggjortautomatisering av utbetalningar av statsbidrag. Tidigare hanterades dessautbetalningar manuellt, vilket var både tidskrävande och innebar en risk förfel. Genom den nya integrationen har processen blivit betydligt snabbare ochsäkrare, vilket är en viktig framgångsfaktor för framtida effektiviseringar.

"Integrationen med Statens Servicecenterhar varit en riktig gamechanger för oss. Vi sparar inte bara enormt mycket tid,utan minskar även risken för manuella fel. Det ger oss en trygghet i att allautbetalningar sker korrekt och i tid," säger Rebecca.

I planen framåt ligger även en integration medbolagsverket för att kvalitetssäkra underlagen för utbetalningar medautomatiska bakgrundskontroller.

Framtid och vidareutveckling  ‍

Jämställdhetsmyndigheten ser stor potential i att vidareutveckla systemet. Just nu undersöker de möjligheten att implementera AI och API-integrationer för att ytterligare effektivisera processer och förbättra den ekonomiska kontrollen. I backlogen ligger en integration med Bolagsverket för att automatisera informationshämtning och kunna göra bättre bakgrundskontroller. Förhoppningen är också att fler myndigheter skapar API:er som enkelt kan anslutas till plattformen, vilket skulle göra det ännu enklare att motverka bidragsbrott och säkerställa korrekta utbetalningar.

‍

Slutsats

Genom samarbetet med Flowfactory har Jämställdhetsmyndigheten kunnat skapa ett flexibelt och effektivt system för bidragshantering. Med snabb implementation, användarvänlighet och smarta integrationer har myndigheten kunnat förbättra sina arbetsflöden och ge bättre service till de organisationer som söker bidrag.