Svensk offentlig sektor står inför många tuffa utmaningar där digitalisering spelar en central roll. De flesta är nog överens om att smart digitalisering kan lösa många problem, men det finns även utmaningar som i sig bromsar utvecklingen.

Medarbetarna och den digitala arbetsvardagen

Många anställda inom offentlig förvaltning närmar sig pensionsåldern och en ny generation behöver ta plats på arbetsmarknaden. Dagens medarbetare har andra vanor och förväntar sig smidiga digitala verktyg som underlättar arbetsvardagen och tillåter dem fokusera på sådant som verkligen skapar värde.

Dessutom är det tyvärr inte ovanligt med sjukskrivningar till följd av en alltför hög arbetsbelastning orsakat av tidskrävande manuella processer. Smart digitalisering kan minska arbetsbördan och göra kommuner, regioner och myndigheter mer attraktiva arbetsgivare för nya talanger.

Olika sätt att digitalisera - fallgropar och utmaningar

En utmaning vi ofta hör är hur dyrt, krångligt och tidsödande det är att bygga stora, centraliserade system som ska passa alla. Vi kunde inte hålla med mer, det är sällan smart att börja skissa ett system som ska innehålla allt. Projektet kommer garanterat aldrig bli färdigt. Eller så tvingas man till dåliga kompromisser som gör att systemen i slutändan inte riktigt funkar bra för någon.

I vissa fall kan färdiga ”off the shelf”-produkter snabbt implementeras och komma att funka bra. Toppen när du har en standardiserad process som enkelt kan pluggas in i det som standardverktyget dikterar. Det kan till exempel vara system för ekonomi, löner eller HR-processer.

Men i många fall finns det inget färdigt verktyg på marknaden som faktiskt stödjer de unika processer som verksamheten har. Eller så är systemen så omfattande att man omöjligt kan använda alla de funktioner man betalar för. Det kan bli väldigt dyrt.

Ett annat sätt: börja med användaren

Det är här vi sticker ut hakan och erbjuder ytterligare ett alternativ, ett sätt som gör att man snabbt kommer igång, använder skattepengarna på ett effektivt sätt och får precis de system som behövs för att göra arbetsvardagen smidigare.

Idag heter alternativet low-code, gärna förstärkt med AI. En teknologi som möjliggör utveckling som sker nära användaren och med korta iterationer, där man hela tiden skapar saker som faktiskt fungerar i arbetsvardagen.

Flowfactory är en plattform som möjliggör utveckling där ’snabbhet’ och ’användarnära’ får helt nya innebörder. Teknologin möjliggör en arbetsmetod där utvecklare och slutanvändare sitter tillsammans och, genom ett grafiskt gränssnitt, kan iterera fram och testa nya funktioner live. På så sätt slipper man långa krav-specar och oändliga utvecklingsprocesser som kostar mer pengar än de levererar värde.

Användarnära utveckling i praktiken

Enkelhet och snabbhet är nyckelord. Att utveckla robusta men okomplicerade digitala verktyg som gör det jobb de ska och kan snabbt kan anpassas. Detta innebär att man utvecklar de viktigaste funktionerna först så att man kan testa dem i dess riktiga miljö och få en bra grund att bygga vidare på.

Region Stockholm byggde ett skräddarsytt system på 8 veckor

Region Stockholm är en av de organisationer som verkligen gått i bräschen för användarnära digitalisering. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen använde tidigare, som så många andra, excel, mail och pdfer för att ta emot och hantera bidragsansökningar samt betala ut beviljade verksamhetsbidrag. Med hjälp av Flowfactory har de idag ett system skräddarsytt efter deras behov, som har gjort arbetsvardagen betydligt smidigare för alla involverade.

Lis-Marie Kanon, handläggare på enheten, berättar att processen innan digitaliseringen var väldigt besvärlig. “Hela processen tog väldigt lång tid. Vi hanterade mängder av dokument och det krävdes enormt mycket manuellt arbete för att ansökningarna skulle nå hela vägen till ett beslut,” berättar hon.

Med hjälp av Flowfactory kunde de skapa ett system på bara åtta veckor som radikalt förbättrade deras arbete. Nu kan alla ansökningar hanteras digitalt, vilket har frigjort tid och gjort arbetsplatsen mer effektiv och attraktiv.

‍